Een begroting die je echt gebruikt

Elk jaar in december maak je een begroting. Het kost een paar avonden, de accountant kijkt mee, en het resultaat ziet er goed uit. In februari kijk je er nog één keer naar. In juni weet niemand meer waar het bestand staat. In december begin je opnieuw.

Dat is geen gebrek aan discipline. Het ligt aan de begroting zelf. Een begroting die één keer per jaar wordt gemaakt en daarna niet meer wordt aangeraakt, zegt na een paar maanden niets meer over je bedrijf. Een begroting die je gebruikt, ziet er anders uit.

Twee begrotingen, niet één

KVK onderscheidt in een financieel plan onder meer de exploitatiebegroting en de liquiditeitsbegroting. Die twee worden vaak door elkaar gehaald.

• De exploitatiebegroting gaat over winst. Je schat je omzet in en trekt je kosten eraf, legt KVK uit. Een machine staat erin als afschrijving, verdeeld over de jaren.
• De liquiditeitsbegroting gaat over geld. Je zet erin wanneer geld binnenkomt en wanneer het de deur uit gaat. KVK geeft het voorbeeld van een klant die een factuur in maart krijgt en in april betaalt: de ontvangst hoort dan in april. Een machine die je contant betaalt, staat er in één keer in. Btw zet je in de maand waarin je hem echt betaalt of ontvangt.

Een begroting die alleen winst laat zien, kan een goed jaar voorspellen terwijl je in augustus rood staat.

Per maand, met seizoenen

Een jaaromzet van 1,2 miljoen euro gedeeld door twaalf is 100.000 euro per maand. Maar als je in de zomer 60.000 euro omzet en in het najaar 140.000 euro, zegt dat gemiddelde je niets. KVK raadt aan in je liquiditeitsbegroting rekening te houden met seizoensinvloeden.

Begroot daarom per maand, en vul elke maand apart in. Gebruik wat je weet: de omzet van vorig jaar in dezelfde maand, offertes die er liggen, contracten die doorlopen. KVK adviseert je begroting te baseren op echte gegevens zoals offertes, eerdere verkoop en marktonderzoek, en meerdere varianten door te rekenen.

Elke maand naast de werkelijkheid

Een begroting wordt pas nuttig als je hem vergelijkt. KVK raadt het aan: leg je exploitatiebegroting gedurende het jaar naast de echte cijfers om afwijkingen te zien en je plannen bij te stellen.

Maak daar een vast moment van. In de checklist voor een financieel fit bedrijf raadt KVK een vaste dag per week aan voor je administratie. Gebruik één keer per maand dat moment voor de begroting:

1. Zet de werkelijke cijfers van de afgelopen maand naast de begroting.
2. Markeer alleen de posten die meer dan een afgesproken grens afwijken, bijvoorbeeld 10 procent of 5.000 euro.
3. Vraag bij elke markering: is dit eenmalig, of verandert dit de rest van het jaar?
4. Pas de komende maanden aan als het antwoord het laatste is.

Zo wordt de begroting een gesprek over wat je ziet, niet een oordeel over wat je een jaar geleden dacht.

Een begroting is geen belofte aan je accountant. Het is je beste gok, en die mag je elke maand verbeteren.

Altijd twaalf maanden vooruit

Een jaarbegroting heeft een vreemde eigenschap: hoe verder het jaar vordert, hoe korter je vooruitkijkt. In november zie je nog maar zes weken.

De oplossing heet een rollende prognose. Het Corporate Finance Institute beschrijft hoe het werkt: zodra een maand voorbij is, valt hij eraf en komt er achteraan een nieuwe bij. Zo kijk je altijd twaalf maanden vooruit. Een vaste jaarbegroting verandert niet als de omstandigheden veranderen. Een rollende prognose wel.

Dat hoeft je oorspronkelijke begroting niet te vervangen. Houd die als meetlat voor het jaar, en gebruik de rollende prognose om te zien waar je werkelijk naartoe gaat.

Een rekenvoorbeeld

Een adviesbureau begroot voor het jaar 1,2 miljoen euro omzet. In april blijkt dat een grote opdracht drie maanden later start. In een vaste jaarbegroting staat dat als een tegenvaller van 90.000 euro, en verder niets. In een rollende prognose schuift de omzet door naar de zomer, zie je dat de kas in juni onder je ondergrens zakt, en kun je nu al met de klant praten over een aanbetaling.

Zo begin je deze week

1. Pak je begroting voor dit jaar en splits hem, als dat nog niet zo is, per maand op, met seizoenen erin.
2. Zet de werkelijke cijfers van september ernaast en markeer de drie grootste afwijkingen.
3. Voeg aan het eind één maand toe, zodat je tot en met oktober 2027 vooruitkijkt.

In Aivio

In Geld zie je het plan in geld: de forecast van winst en verlies, balans en kasstroom over vijf jaar, met elke regel na te lopen.