Besluiten vastleggen zodat ze niet steeds terugkomen

Het is de derde keer dit jaar dat in het overleg de vraag langskomt of jullie nog kleine klussen onder de duizend euro aannemen. In februari was het nee. In mei werd er toch weer een paar aangenomen, omdat een goede klant het vroeg. Nu ligt de vraag er opnieuw, en niemand weet precies meer wat er toen was besloten, en waarom.

Besluiten die steeds terugkomen kosten meer dan tijd. Ze kosten vertrouwen. Je team leert dat een besluit pas een besluit is als jij het nog eens bevestigt. En dan zit het bedrijf weer in je hoofd.

Waarom goede besluiten ertoe doen

Bain & Company volgde tien jaar lang meer dan duizend bedrijven en vond een duidelijk verband tussen hoe goed een organisatie besluiten neemt en hoe goed ze presteert. Een van de stappen die zij noemen: maak per besluit duidelijk wat er besloten moet worden, wie beslist, hoe en wanneer.

Paul Rogers en Marcia Blenko schreven daar eerder over in Harvard Business Review. Hun punt: elk succes en elke misser in een bedrijf is het gevolg van een besluit, genomen of niet genomen. Als je besluiten niet snel en goed neemt en daarna consequent uitvoert, verlies je terrein.

Het verschil tussen een gesprek en een besluit

Veel overleggen eindigen in een gevoel van overeenstemming. Iedereen knikt, de koffie is op, iedereen gaat weer aan het werk. Maar zonder dat iemand zegt "dit is het besluit", neemt ieder een eigen versie mee naar huis.

Een besluit is pas een besluit als drie dingen helder zijn:

• Wat er precies is besloten, in één zin.
• Wie de beslisser is, en wie het uitvoert.
• Vanaf wanneer het geldt.

Lees dat aan het eind van het overleg hardop voor. Het voelt in het begin wat stijf. Na een paar weken is het gewoon.

Een besluitenlijst in vijf regels

Houd één lijst bij met alle besluiten van je managementteam of weekoverleg. Per besluit vijf regels:

1. Besluit. "We nemen geen nieuwe klussen onder de €1.000 aan, behalve voor klanten met een onderhoudscontract."
2. Waarom. "Kleine klussen kosten gemiddeld net zoveel plantijd en reistijd als grote, en leveren te weinig marge op."
3. Beslisser. "Fatima, na advies van planning en verkoop."
4. Ingang. "1 november."
5. Herzien. "In de kwartaalsessie van april, met de cijfers over de marge per klus erbij."

Geef elk besluit een nummer, zodat je ernaar kunt verwijzen. "Dat staat in besluit 14" werkt beter dan "dat hadden we toch al eens besproken".

Een besluit is pas een besluit als iemand het opschrijft.

Niet elk besluit is even zwaar

In zijn brief aan aandeelhouders over 2015 maakte Jeff Bezos een onderscheid dat ook in een bedrijf van tien mensen werkt.

• Deuren waar je maar één kant door kunt. Besluiten die je niet of nauwelijks kunt terugdraaien: een pand kopen, een vennoot aantrekken, een grote klant opzeggen. Die neem je zorgvuldig, langzaam en met overleg.
• Deuren die twee kanten op gaan. De meeste besluiten zijn terug te draaien. Een nieuwe offerteaanpak, een andere dag voor het weekoverleg, een proef met een leverancier. Bezos schrijft dat die snel genomen kunnen en moeten worden, door een persoon of kleine groep met goed oordeel.

Volgens Bezos is het risico in groeiende organisaties dat ze de zware aanpak gaan gebruiken voor alle besluiten, ook voor de lichte. Het gevolg is traagheid en te weinig durven proberen.

Voor je besluitenlijst betekent dit: noteer bij elk besluit of het terug te draaien is. Een terugdraaibaar besluit mag na de afgesproken termijn gewoon worden aangepast. Daar is het voor.

Wanneer je een besluit opnieuw opent

Een besluit opnieuw bekijken is prima, als daar reden voor is. Spreek met elkaar af dat een besluit alleen terugkomt als:

• de afgesproken herzieningsdatum is bereikt;
• er nieuwe informatie is die het besluit verandert, zoals een kostenstijging of het vertrek van een klant;
• de beslisser zelf vindt dat het niet werkt.

"Ik was het er eigenlijk niet mee eens" is geen reden. Dat had in het overleg gemoeten. Maak het daarom makkelijk om bezwaar te maken vóórdat het besluit valt, en moeilijk om dat erna te doen.

Zo begin je deze week

1. Maak een lijst met de vijf kolommen hierboven: besluit, waarom, beslisser, ingang, herzien.
2. Schrijf de besluiten van de afgelopen drie maanden op die je je nog herinnert. Je zult merken dat er een paar bij zitten waar mensen anders over denken.
3. Sluit je volgende overleg af met het voorlezen van de nieuwe besluiten, en zet ze direct op de lijst.

In Aivio

In Koers staat in het weekoverleg al klaar wat er veranderd is en wat een besluit vraagt, voordat jullie gaan zitten.