Delegeren wat alleen jij kunt (dacht je)

Het is vrijdagmiddag. Je team is naar huis en jij zit nog achter je laptop. Twee offertes die alleen jij kunt maken, want jij weet wat de klant wil. Een lastige mail naar een leverancier, want jij kent de afspraken. En de planning voor volgende week, want als iemand anders die maakt, klopt hij toch niet.

Dan zit je in een val die veel groeiende ondernemers kennen. Er is werk dat je hebt gedelegeerd, en er is werk dat alleen jij kunt. Alleen die tweede stapel wordt elk jaar groter.

Waarom dit telt

Delegeren is geen kwestie van smaak. Gallup onderzocht 143 CEO's van snelgroeiende bedrijven en vond dat wie sterk was in delegeren gemiddeld 33 procent meer omzet haalde: 8 miljoen dollar tegen 6 miljoen. Hun bedrijven creëerden in drie jaar ook meer banen.

Gallup meldt in hetzelfde stuk dat maar een op de vier oprichters met personeel een sterk talent voor delegeren heeft. Je bent dus in goed gezelschap als het je zwaar valt. Maar het kost je groei.

Waarom het voelt alsof alleen jij het kunt

Meestal is het niet waar dat alleen jij het kúnt. Het is waar dat alleen jij weet hoe je het afweegt.

Neem die offerte. Iemand anders kan prima de uren en materialen invullen. Wat diegene niet weet: dat je bij deze klant tien procent hoger gaat zitten omdat ze altijd laat betalen, dat je bij nieuwe klanten in de zorg juist scherp rekent omdat je daar wilt groeien, dat je nooit onder een bepaalde marge gaat. Dat zijn geen geheimen. Het staat alleen nergens.

Jesse Sostrin schreef in Harvard Business Review dat je als nieuwe leidinggevende wegkomt met zelf het werk blijven doen, en dat collega's het je soms zelfs nageven. Zodra het complexer wordt, word je een uit de kluiten gewassen uitvoerder met een leiderstitel. Dan loopt alles via jou en wacht iedereen op jou.

Pas op voor de aap

Er is een klassiek artikel uit Harvard Business Review met een onvergetelijke titel: Who's Got the Monkey? De vraag die het stelt: hoe kan het dat leidinggevenden structureel tijd tekortkomen, terwijl hun mensen werk tekortkomen?

Het antwoord zit in de aap: het probleem waar iemand mee rondloopt. Een collega komt binnen met een vraag. Jij zegt: "Laat maar, ik kijk er even naar." Op dat moment springt de aap van de schouder van je collega op die van jou. Doe dat tien keer per week en je loopt rond met een dierentuin.

Zo delegeer je het werk dat je oordeel vraagt

Voor dit soort werk volstaat een takenlijst niet. Je draagt een manier van denken over. Dat gaat in stappen.

1. Schrijf je afwegingen op. Niet hoe je de taak uitvoert, maar waarom je kiest wat je kiest. Bij offertes: welke klanten krijgen welke prijs, wat is je ondergrens, wanneer zeg je nee. Een half A4 is genoeg.
2. Laat het eerst meekijken. De komende drie keer maak jij het, en je collega zit ernaast. Jij zegt hardop waarom je kiest wat je kiest.
3. Draai de rollen om. Daarna maakt je collega het, en jij kijkt mee voordat het de deur uitgaat. Bespreek de verschillen, niet om te verbeteren, maar om te leren waar je afwegingen nog niet op papier staan.
4. Geef de vrijheid in treden. Spreek af: eerst stel je voor en ik beslis. Daarna doe je het en meld je het. En uiteindelijk doe je het gewoon, en hoor ik het als er iets bijzonders is.
5. Accepteer dat het anders wordt. Niet slechter, anders. Een offerte die voor negentig procent is zoals jij hem zou maken, is goed genoeg als jij daardoor tijd overhoudt voor werk dat alleen jij kunt doen.

Wat in je hoofd zit, kun je niet delegeren. Wat op papier staat wel.

Wat je echt zelf houdt

Er blijft werk over dat bij jou hoort. De koers van het bedrijf. Grote besluiten over mensen en geld. Het gesprek met je belangrijkste klanten, misschien. Maar dat is een veel kleinere stapel dan je nu denkt.

Een goede toets: zou je dit werk nog steeds zelf doen als je bedrijf twee keer zo groot was? Zo niet, dan is het nu al tijd om het over te dragen.

Zo begin je deze week

1. Houd vijf werkdagen bij welke taken op je bord landen, en markeer welke je doet omdat niemand anders weet hoe.
2. Kies er één uit en schrijf in een half uur je afwegingen op.
3. Plan met een collega de eerste keer dat jullie die taak samen doen, met jou aan het stuur en de ander ernaast.

In Aivio

In Werk zie je per order wat de volgende stap is en wie hem zet, zodat niet alles via jou hoeft te lopen.