Kosten besparen zonder dat je klant het merkt

Het is december en de jaarcijfers vallen tegen. De reflex is bekend: iedereen tien procent minder, de training gaat niet door, de vacature blijft open. Drie maanden later loopt de planning vast, klagen twee vaste klanten over de levertijd en zit de kostenpost die je schrapte er via een omweg weer in.

Besparen zonder kwaliteit te verliezen begint met een andere vraag. Niet: hoeveel kan eraf? Wel: wat levert deze euro op?

Elke kostenpost is een keuze

Onderzoekers van Strategy& schreven in Harvard Business Review dat je elke uitgave moet zien als een investering in het bedrijf. Of je een post verhoogt, verlaagt of laat staan, bepaalt hoe je bedrijf er straks voor staat. Bezuinigen alleen om snel geld te besparen noemen ze kortzichtig.

Adviseurs van BCG zeggen in hetzelfde blad iets vergelijkbaars: wacht niet op een crisis. Wie de hele kostenbasis kritisch bekijkt, vindt ruimte om het bedrijf klaar te maken voor groei. En wie pas snijdt als het water aan de lippen staat, heeft weinig tijd om goed te kiezen.

Drie soorten kosten

Verdeel je kosten in drie bakken. Dat kost een middag en maakt het gesprek veel eenvoudiger.

• Kosten die de klant betaalt. Alles wat direct bijdraagt aan wat je verkoopt: goede materialen, vakmensen, op tijd leveren. Hier bezuinig je niet op de kwaliteit. Je kijkt wel naar de prijs en de hoeveelheid.
• Kosten die het bedrijf draaiende houden. Huur, verzekeringen, software, boekhouding, energie. Nodig, maar de klant ziet ze niet. Hier zit vaak de meeste ruimte.
• Kosten die niemand mist. Abonnementen die niemand gebruikt, een tweede pakket dat hetzelfde doet als het eerste, een leasecontract voor een busje dat half stilstaat.

Een voorbeeld. Een installatiebedrijf met twaalf mensen geeft per jaar € 38.000 uit aan software. Na een uur samen zitten blijkt dat er drie planningstools in gebruik zijn, waarvan twee door één persoon. Eén tool opzeggen scheelt € 6.000 per jaar en niemand merkt het, behalve de collega die nu minder hoeft over te typen.

Waar je meestal iets vindt

Inkoop

Je grootste leveranciers heb je misschien jaren niet gesproken over prijs. Vraag een vergelijkende offerte op, of bundel je inkoop bij minder leveranciers. Blijft de kwaliteit gelijk, dan betaal je alleen minder voor hetzelfde.

Energie

Verbruik je veel, dan is besparen soms niet eens een keuze. Gebruikt je bedrijf per locatie 50.000 kWh stroom of 25.000 m³ gas per jaar of meer, dan moet je volgens de energiebesparingsplicht van RVO maatregelen nemen die zich binnen vijf jaar terugverdienen. Ook als je onder die grens zit, is die lijst een goede inspiratie: wat de wet voor grote verbruikers verplicht, is voor jou vaak gewoon rendabel.

Personeel

Loon is voor veel bedrijven de grootste post, en ook de gevoeligste. Bedenk dat een medewerker meer kost dan het brutoloon: Ondernemersplein rekent met ongeveer 30 procent extra. Wie mensen laat gaan om te besparen, verliest vaak kennis die je later duur terugkoopt. Kijk eerst naar overwerk, naar inhuur die vast is geworden en naar werk dat dubbel gebeurt.

Uitzoekwerk

Elk uur dat iemand gegevens van het ene systeem naar het andere overzet, is een kostenpost die op geen enkele factuur staat. Toch betaal je hem, elke maand. Tel deze uren eens bij elkaar voor een gewone week.

Pas op voor de valkuilen

• De kaasschaaf. Overal hetzelfde percentage eraf voelt eerlijk, maar raakt ook de afdeling die al scherp werkte. De zwakke plek blijft zwak en de sterke wordt zwakker.
• Uitstel dat besparing heet. Onderhoud uitstellen scheelt dit jaar geld en kost volgend jaar meer.
• Terugkerende kosten. Een besparing zonder eigenaar sluipt terug. Het abonnement dat je opzegt, wordt over een half jaar door iemand anders opnieuw afgesloten.

Bezuinig op wat de klant niet ziet, investeer in wat de klant wel ziet.

Zo begin je deze week

1. Draai uit je boekhouding een lijst van alle kostenposten over de laatste twaalf maanden, gesorteerd van groot naar klein.
2. Zet achter de bovenste twintig posten één letter: K (klant betaalt), B (bedrijf draait) of N (niemand mist). Doe dit met iemand die het werk kent.
3. Kies drie posten met een N of B, wijs per post één eigenaar aan en spreek af wanneer jullie terugkijken of de besparing er nog is.

In Aivio

In Geld zie je de kas per week, weken vooruit, en loop je elk bedrag na tot de post waar het vandaan komt.