Een kwartaalsessie organiseren: draaiboek voor één dag

Je kent het jaarplan dat in januari vol energie wordt gemaakt en in maart in een la ligt. Niet omdat het slecht was, maar omdat het dagelijkse werk het won. Een kwartaalsessie is het antwoord daarop. Vier keer per jaar stap je met je team een dag uit de waan van de dag, kijk je waar je staat en kies je wat de komende drie maanden echt moet gebeuren.

Het klinkt als een uitje. Het is een werkdag, misschien wel de belangrijkste van het kwartaal.

Waarom een vaste dag werkt

Bob Frisch en Logan Chandler schreven in 2006 in Harvard Business Review over strategiesessies buiten de deur. Hun waarneming: zulke sessies kosten bedrijven veel geld aan salarissen, maar worden vaak behandeld als gewoon een vergadering met een golfbaan erbij. Dat werkt niet. Zo'n dag vraagt een eigen opzet.

Melissa Raffoni, die ceo's adviseert, schrijft in haar HBR-artikel uit 2019 dat de winst van een sessie snel verdampt als iedereen terug is in het dagelijkse werk. Haar oplossing zit vooral in wat je ervoor en erna doet.

Het ritme van een kwartaal komt uit de praktijk van het EOS-systeem. Daar heet het Quarterly Pulsing: een volle dag elke negentig dagen waarin het leidinggevende team de voortgang bekijkt, problemen oplost en de prioriteiten voor het volgende kwartaal kiest.

Twee weken vooraf: de voorbereiding

1. Schrijf het doel van de dag op. Raffoni raadt aan je doel vooraf scherp te hebben. Maak bijvoorbeeld de zin af: "Ik ben tevreden als we aan het eind van de dag..." Deel die zin vooraf met het team.
2. Kies wie er komt. Raffoni raadt aan eerst het leidinggevende team uit te nodigen en de rest later bij te praten. Een kleine groep met de mensen die echt sturen, praat dieper en eerlijker.
3. Verzamel de cijfers. Omzet, marge, kas, het kritieke getal van het kwartaal, en de stand van de doelen die je drie maanden geleden koos.
4. Vraag iedereen om knelpunten. Laat elke deelnemer vooraf drie punten insturen die het bedrijf tegenhouden. Dan begin je niet met een leeg vel.
5. Regel een plek buiten de deur. Een vergaderruimte elders helpt om niet even "snel" je mail te checken.

De dag zelf: een indeling

Raffoni adviseert om elk onderwerp tussen de 45 minuten en twee uur te geven. Dan is een punt niet te kort afgeraffeld en ook niet uitgerekt. Op een volle dag passen er dus maar een handvol.

EOS Worldwide publiceert een vaste agenda voor de kwartaalsessie. Vrij vertaald en afgerond ziet een dag er zo uit:

• Opening, een kwartier. Iedereen deelt kort een succes van het afgelopen kwartaal en wat diegene van de dag verwacht.
• Terugblik, een half uur. Welke doelen zijn gehaald, welke niet? EOS mikt op minstens 80 procent van de kwartaaldoelen.
• Koers controleren, een uur. Klopt het beeld van waar het bedrijf over een paar jaar staat nog? Moet er iets bij?
• Nieuwe prioriteiten, twee uur. Kies de paar dingen die dit kwartaal moeten gebeuren, elk met één eigenaar.
• Knelpunten oplossen, drie uur. Werk de lijst af, de belangrijkste eerst. Per knelpunt: wat is de echte oorzaak, wat doen we eraan, wie doet het.
• Afronden, een kwartier. Wie doet wat, wat vertellen we de rest van het bedrijf, en hoe vond iedereen de dag?

Het blok voor knelpunten is bewust het grootste. Hier hak je de knopen door die in het weekoverleg steeds blijven liggen.

Tijdens de dag: werk aan het bedrijf

Raffoni geeft een tip die eenvoudig klinkt en lastig is: laptops dicht, zodat niemand terugglijdt in het dagelijkse werk. Laat hooguit één persoon meeschrijven op een groot scherm. Dan heeft iedereen de aantekeningen in de mailbox voordat ze terug op kantoor zijn.

Gebruik de dag om de besluiten te nemen die je al maanden ontloopt. Een product dat niets oplevert. Een klant waar je geld op toelegt. Een samenwerking tussen twee afdelingen die stroef loopt.

Het blok voor knelpunten is waar de winst zit.

Erna: laat de dag doorwerken

Raffoni raadt aan om tegen het eind van de dag een paar controlemomenten in te plannen, zodat iedereen aan de afspraken gehouden wordt. Spreek aan het eind van de dag af wie wat doet, en plan de eerste controlemomenten terwijl iedereen nog aan tafel zit.

In de praktijk betekent dat: de nieuwe prioriteiten komen elke week terug in je vaste overleg. Niet als lange presentatie, maar met één vraag per prioriteit: ligt het op koers, ja of nee? Gaat iets mis, dan bespreek je het meteen.

Drie maanden later begin je de volgende sessie met de terugblik. Zo sluit de cirkel.

Zo begin je deze week

1. Zet vier data voor het komende jaar in de agenda van je leidinggevende team, elk een volle dag.
2. Schrijf het doel van de eerste sessie op in één zin en stuur die naar de deelnemers.
3. Vraag iedereen om binnen een week drie knelpunten in te sturen.

In Aivio

Koers geeft je een vast ritme van kwartaal, week en dag, met per kwartaal een paar doelen die ertoe doen, elk met één naam erachter.