Je maandcijfers lezen in tien minuten

De mail van je boekhouder komt binnen: "Hierbij de cijfers over augustus." Er zit een pdf bij van elf pagina's. Je opent hem, scrolt naar de onderste regel van de winst-en-verliesrekening, ziet een positief getal en sluit hem weer. Klaar, toch?

Niet helemaal. Dat ene getal vertelt je niet of je volgende maand je loon kunt betalen, of een klant al zestig dagen te laat is, of dat de marge op je belangrijkste dienst langzaam wegzakt. Met een vaste volgorde lees je in tien minuten wat er echt toe doet.

Wat je eigenlijk voor je hebt

Een maandrapportage bestaat meestal uit drie overzichten. Ondernemersplein legt ze uit als onderdelen van een financieel plan:

• De winst-en-verliesrekening. Omzet min kosten over een periode. Zegt of je geld verdient.
• De balans. Wat je bezit en wat je schuldig bent, op één moment. Zegt hoe gezond het bedrijf eronder is.
• Het kasoverzicht. Wat er binnenkwam en wat eruit ging. Zegt of je kunt betalen.

Het verschil tussen de eerste en de derde is waar veel ondernemers zich in vergissen. Ondernemersplein maakt het onderscheid helder: de exploitatiebegroting laat zien of je winst maakt, de liquiditeitsbegroting laat zien wanneer je geld tekortkomt. Je kunt winst maken en toch krap zitten, bijvoorbeeld als klanten traag betalen.

De volgorde van tien minuten

Minuut 1 tot 2: de kas

Begin bij het saldo op de bank aan het eind van de maand. Hoger of lager dan vorige maand? En vooral: waarom? Kijk wat er de komende weken nog uitgaat aan loon, btw en vaste lasten. Als je hier schrikt, weet je waar de rest van je tien minuten naartoe gaat.

Minuut 3 tot 4: omzet en marge

Vergelijk de omzet met dezelfde maand vorig jaar, niet alleen met vorige maand. Augustus met juli vergelijken zegt weinig als je een seizoensbedrijf hebt. Kijk daarna naar de brutomarge: wat houd je over na inkoop en direct werk? Een omzet die stijgt terwijl de marge daalt, is een signaal om je prijzen of je inkoop te bekijken.

Minuut 5 tot 6: de kosten

Loop de grote kostenposten langs. Zoek naar iets wat afwijkt: een post die ineens twee keer zo hoog is, of een post die er vorige maand niet was. Vaak is er een gewone verklaring, zoals een jaarpremie die in één keer is geboekt. Soms niet.

Minuut 7 tot 8: de balans

Hier kijk je naar twee dingen. Hoeveel geld staat er uit bij klanten, en hoe oud zijn die facturen? En hoeveel voorraad of onderhanden werk heb je? Allebei is geld dat je hebt verdiend maar nog niet op je rekening staat. Volgens Ondernemersplein duurt het gemiddeld 45 dagen voordat een klant een factuur betaalt. Zit jij daar ruim boven, dan weet je waar je kas blijft.

Minuut 9 tot 10: de afwijkingen

Leg de cijfers naast je begroting. Ondernemersplein raadt bij de exploitatiebegroting aan om te kijken of de werkelijke omzet afwijkt van wat je verwachtte, en dan bij te sturen met meer omzet of minder kosten. Kies niet meer dan drie afwijkingen die een actie vragen. De rest is ruis.

Een voorbeeld

Een bouwbedrijf met acht mensen ziet in augustus een winst van € 22.000. Prima. Maar de kas is in een maand € 35.000 gedaald. In minuut 7 blijkt waarom: twee grote facturen staan al ruim zestig dagen open bij dezelfde opdrachtgever. De actie is dus niet bezuinigen, maar bellen. Zonder die volgorde had de eigenaar alleen de winst gezien en was er niemand gebeld.

Winst is een mening, kas is een feit. Lees altijd eerst het feit.

Wat je nodig hebt

Tien minuten werkt alleen als de cijfers bij zijn. Spreek met je boekhouder af dat de maand binnen tien werkdagen is afgesloten. Bewaar je rapportages ook netjes: volgens de KVK moet je de basisgegevens van je administratie zeven jaar bewaren. Een map met maandcijfers en jouw drie zinnen erbij maakt elk gesprek met de bank of een koper eenvoudiger.

Zo begin je deze week

1. Pak de cijfers van vorige maand en loop de vijf stappen hierboven één keer door. Zet een wekker op tien minuten.
2. Schrijf drie zinnen op: wat viel op, wat is de oorzaak, wat ga je doen.
3. Zet een terugkerende afspraak in je agenda voor de volgende maand, en vraag je boekhouder wanneer de cijfers uiterlijk klaar kunnen zijn.

In Aivio

In Geld staan winst en verlies, balans en kasstroom bij elkaar, en loop je elke regel na tot de post waar hij vandaan komt.