Capaciteitsplanning: kun je waarmaken wat je belooft?

Het is donderdag en er komt een mooie klus binnen. De klant wil over drie weken beginnen. Je zegt ja, want je wilt hem niet kwijt. Op maandag blijkt dat je beste vakman die weken al vol zit, dat een andere klus uitloopt en dat er iemand op vakantie gaat. Nu bel je twee klanten om uitstel te vragen.

Beloven is makkelijk. Waarmaken vraagt dat je weet hoeveel werk je aankunt, voordat je ja zegt.

Je capaciteit is kleiner dan je denkt

Begin met eerlijk rekenen. Neem een team van vier mensen met een werkweek van veertig uur. Op papier is dat 160 uur per week. Haal eraf wat er structureel af gaat: overleg, reistijd, onderhoud, administratie, ziekte en vakantie. Stel dat dat per persoon tien uur per week is. Dan blijft er 120 uur over die echt aan klantwerk besteed kan worden. Hoeveel het bij jou is, zie je aan een paar weken urenregistratie.

Dat getal is je capaciteit. Niet de 160.

Vol plannen werkt averechts

De verleiding is om die beschikbare uren helemaal vol te zetten. Elk leeg uur voelt als verlies. Toch is volplannen de snelste weg naar te laat leveren.

Dat heeft een wiskundige reden. Werk komt niet netjes binnen en duurt niet altijd even lang. De formule van Kingman, die Christoph Roser helder uitlegt, laat zien wat dat met wachttijd doet. De factor voor bezetting groeit niet gelijkmatig mee:

• bij 80 procent bezetting is die factor 4
• bij 90 procent is hij 9
• bij 95 procent is hij 19

Van 80 naar 95 procent bezetting kost dus bijna vijf keer zoveel wachttijd, bij dezelfde schommelingen. Richting honderd procent loopt de wachtrij uit de hand. Rosers advies is kort: blijf weg van volledige bezetting.

Ruimte in je planning is geen verspilling. Het is de buffer waarmee je je beloftes nakomt.

Ter vergelijking: de Nederlandse industrie draaide begin 2026 volgens het CBS op een bezettingsgraad van 77,9 procent, tegen een gemiddelde van 81 procent sinds 2012. Ook fabrieken draaien dus zelden op honderd procent. Je hoeft het met je team ook niet te doen.

Vind je knelpunt

Niet al je capaciteit is even belangrijk. In elk bedrijf is er één stap die bepaalt hoeveel er de deur uit kan. Bij de een is dat de werkvoorbereider, bij de ander de spuiterij of die ene monteur met het juiste certificaat.

De Theory of Constraints van Eliyahu Goldratt geeft daar vijf stappen voor:

1. Vind het knelpunt. Waar ligt het werk op te wachten?
2. Haal er alles uit. Laat het knelpunt nooit stilstaan door gebrek aan voorbereiding of materiaal.
3. Stem de rest erop af. De andere stappen werken in het tempo van het knelpunt, niet sneller.
4. Vergroot het knelpunt. Pas als de eerste stappen niet genoeg zijn: iemand erbij, een machine, uitbesteden.
5. Begin opnieuw. Als het knelpunt verdwijnt, ontstaat er ergens anders een nieuw.

De volgorde doet ertoe. Wie meteen iemand aanneemt, investeert vaak in de verkeerde stap.

Zet beloofd naast beschikbaar

Een capaciteitsplanning hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn. Je hebt twee lijnen nodig per week, voor de komende acht tot twaalf weken:

• Beschikbaar: de uren die je mensen echt aan klantwerk kunnen besteden.
• Beloofd: de uren van alle orders en klussen waarop je al ja hebt gezegd.

Zie je een week waar beloofd boven beschikbaar uitkomt, dan heb je een probleem. Maar je ziet het nu, en niet op de maandag zelf. Je kunt een klus naar voren halen, iemand inhuren of de klant eerlijk een latere datum noemen.

Kijk ook naar je knelpunt apart. Het kan zijn dat het team als geheel ruimte heeft, maar dat je werkvoorbereider drie weken vooruit volgeboekt is. Dan is dat je echte levertijd.

Ja zeggen met een datum

De mooiste winst zit in het moment van verkopen. Spreek af dat niemand een startdatum belooft zonder naar de planning te kijken. Dat klinkt traag, maar het kost een minuut en het scheelt je de telefoontjes om uitstel.

Een klant die hoort "we kunnen in week 14 beginnen" en dat ook ziet gebeuren, vertrouwt je meer dan een klant die "volgende week" hoort en drie weken wacht.

Zo begin je deze week

1. Reken je echte capaciteit uit voor de komende acht weken: uren per persoon, min vakantie, overleg en reistijd.
2. Zet daarnaast de uren van alles wat je al hebt toegezegd. Markeer de weken boven tachtig procent.
3. Wijs je knelpunt aan en kijk of het deze week ergens op heeft moeten wachten. Los dat ene ding op.

In Aivio

In Werk zet Planning de capaciteit naast wat er beloofd is, voordat je ja zegt tegen de volgende klus.