Nacalculatie die je iets leert

De klus is klaar, de klant is blij en de factuur is betaald. Op het oog een goed project. Pas als de boekhouder het jaar afsluit, zie je dat de marge op dit soort werk de helft is van wat je dacht. Ergens zijn er uren weggelekt. Niemand weet meer waar.

Een nacalculatie vangt dat op tijd. Niet als controle achteraf, maar als les voor de volgende offerte.

Wat een nacalculatie is

Bij de offerte maak je een voorcalculatie: hoeveel uren, hoeveel materiaal, welke onderaannemers, en wat dat samen kost. Na afloop zet je daar de werkelijkheid naast. Dat is de nacalculatie. Het verschil per post vertelt je waar je inschatting niet klopte.

Dat klinkt als administratie. Het is de goedkoopste manier om beter te gaan prijzen.

Iedereen schat te optimistisch

Je bent niet slecht in schatten. Je bent mens. In een bekend onderzoek in het Journal of Personality and Social Psychology vroegen Roger Buehler, Dale Griffin en Michael Ross studenten hoe lang ze nog nodig hadden voor hun scriptie. Gemiddeld dachten ze 33,9 dagen. Het werden er 55,5. Zelfs hun schatting voor het geval dat alles zou tegenzitten, 48,6 dagen, was nog te kort.

Dat verschijnsel heet de planning fallacy. Mensen baseren een schatting op het plan voor deze klus en vergeten wat er de vorige keren gebeurde. Daar zit precies je probleem bij een offerte. Je denkt aan hoe deze klus zou moeten lopen, niet aan hoe de laatste tien liepen.

Kijk van buitenaf

Dan Lovallo en Daniel Kahneman schreven er in Harvard Business Review over. Hun advies: neem naast de blik van binnen (de details van dit project) ook de blik van buiten. Hoe liepen vergelijkbare projecten? Die tweede blik levert volgens hen realistischere voorspellingen op.

Voor jou is die blik van buiten simpel te krijgen. Het zijn je eigen nacalculaties. Na tien badkamers weet je hoeveel uur een badkamer echt kost. Niet hoeveel je denkt.

De beste schatting voor je volgende klus is wat de vorige echt kostte.

Een nacalculatie in een kwartier

Je hoeft geen accountant te zijn. Per afgeronde klus zet je vijf regels naast elkaar:

1. Uren. Begroot en werkelijk, liefst per soort werk.
2. Materiaal. Begroot en werkelijk.
3. Inkoop en onderaanneming. Begroot en werkelijk.
4. Meerwerk. Wat kwam erbij, en is het ook gefactureerd?
5. Marge. Wat bleef er over, in euro's en als percentage van de omzet.

Zet er één zin bij: waardoor week het af? "Klant wijzigde tegels halverwege." "Leiding lag anders dan op tekening." "Twee keer heen en weer voor vergeten materiaal."

Die zin is belangrijker dan de getallen. De getallen zeggen dát er iets misging. De zin zegt wat je volgende keer anders doet.

Let op de uren die je niet ziet

Uren lekken op plekken die niet op de werkbon staan. Reistijd, wachten op materiaal, een extra bezoek omdat de klant er niet was, het telefoontje om iets uit te leggen.

De KVK rekent in haar uitleg over het uurtarief voor een startende ondernemer met zo'n 1.840 werkuren per jaar, waarvan 50 tot 60 procent declarabel is. De rest gaat op aan klanten vinden, netwerken, administratie en ideeën bedenken. Bij een klus werkt het net zo. Niet elk uur dat je eraan besteedt, staat op de bon. Schrijf in je nacalculatie dus alle uren mee, ook de uren die je niet hebt gefactureerd.

Verzamel en vergelijk

Eén nacalculatie leert je iets. Twintig leren je veel meer. Zet ze daarom bij elkaar, gegroepeerd per soort werk. Dan zie je patronen, bijvoorbeeld:

• Badkamers lopen gemiddeld vijftien procent uit op uren.
• Bij klanten in de binnenstad gaat er structureel een uur per dag op aan parkeren.
• Meerwerk wordt in een op de drie klussen niet gefactureerd.

Elk patroon is een aanpassing aan je calculatie of je werkwijze. Een opslag voor uitloop, een vaste post voor reistijd, een afspraak dat meerwerk altijd vooraf schriftelijk wordt bevestigd.

Spreek ook af wie de nacalculatie doet. Liefst degene die de offerte maakte. Wie ziet waar de eigen schatting misging, schat de volgende keer beter.

En bespreek de uitkomst kort met de mensen die het werk deden. Niet om iemand aan te spreken op uitloop, maar om te horen wat zij zagen. De monteur weet vaak precies waarom die ene klus twee dagen langer duurde. Die kennis hoort in je volgende calculatie, niet alleen in diens hoofd.

Zo begin je deze week

1. Pak de drie laatst afgeronde klussen en zet per klus begroot en werkelijk naast elkaar voor uren, materiaal en inkoop.
2. Schrijf bij elke klus één zin over waarom het afweek.
3. Kijk of je een patroon ziet en pas je calculatie voor de volgende offerte op één punt aan.

In Aivio

In Werk volgt elke order dezelfde haltes, van besteld tot tevreden, en staat bij elke order wat er beloofd is.